Как да си организираме времето, което никога не стига

Времето не ми стига за нищо. Никога не си тръгвам навреме от офиса. Нямам време за хобита. Нямам никакво време за себе си. Не прекарвам достатъчно време със семейството си. Нямам време да се виждам с приятели.


Подобни оплаквания са познати на много от нас. Добрата новина е, че с малко усилия можем да променим картината. Можем да се научим да бъдем по-организирани и по този начин да хванем здраво кормилото на живота си и да изоставим жертвеническото отношение към света. Следващите четири съвета ще ни помогнат да подобрим организационните си умения:


1.Управление на времето. За да можем да управляваме времето си ефективно, е необходимо да си поставим цели, както в професионален, така и в личен план. От списъка със задачи нека изберем тези, които спомагат за осъществяване на целите ни. По този начин приоритизираме. Останалите е желателно да делегираме или въобще да не свършим, защото те нямат реална стойност за нас. Задължителни атрибути на списъка със задачи са 1) времето за и 2) наградата при приключване на дадена задача. Тя трябва да отговаря на трудността на задачата – колкото по трудна е тя, толкова по-голяма е наградата. Когато пристъпим към изпълнението на списъка, е желателно да работим по дадена задача, докато не я приключим, и да избягваме да вършим няколко едновременно.


Всеки човек си има собствен ритъм на високи и ниски нива на енергия през деня. Нека да му обърнем внимание и да вършим важните и трудни задачи, когато сме енергични.


Често възникват непредвидени ситуации, които „изяждат“ времето за планираните задачи. Затова в графика ни е необходимо да има отделено време за тях. Колкото повече се опитваме да разделим работатата си на партиди, толкова по-добре. Нека имаме определено време само за телефонни обаждания, само за четене и отговаряне на имейли, само за срещи с клиенти и т.н.


2.Управление на мястото и информацията. Работното ни място трябва да е чисто и подредено. Освен това е необходимо да има голям кош за боклук. Хората, които умеят да приоритизират, умеят да изхвърлят. Хаосът убива креативността, затова на работното ни място трябва да има само неща, котио използваме.


Ако не съществува система за управление на информацията, е необходимо да създадем такава. Можем да изпозлваме различни цветове, папки, рафтове,шкафове и т.н. Освен това файловете в компютъра ни трябва да бъдат подредени. Нека десктопът ни да бъде чист. Ако е необходимо нека отделяме всеки ден по 10 минути, за да въвеждаме ред.


3.Управление на ресурсите. Необходимо е да знаем какви са ресурсите ни и как можем да ги използваме по възможно най-ефективния начин. Затова нека опознаем отлично работните процеси, хората и материалните ресурси, до които можем да прибегнем. Да отделим специално внимание на силните страни на хората и да се научим да работим с тях като се позоваваме на тях. Нека ценим тяхното време и да се отнасяме с уважение.


4.Управление на свободното време. Необходимо е да имаме достатъчно време за себе си и близките си. Сънят, физическата активност, времето с близките ни и забавленията са нещата, които ни зареждат. Нека н есе лишаваме от тях и ако е необходимо да ги поставим в листа ни със задачи.