Къде се крие провалът на проектите и къде успехът?

В реалния живот изпълнението на проектите се сблъсква с промени в бюджета, липса на ресурси или допълнителни изисквания към първоначалния проектен план. И колкото повече време отнемат проектите и колкото по-сложни са те, толкова по-вероятно е да не приключат навреме и да надвишат бюджета си.Правени са широкообхватни проучвания, които да ни помогнат да определим къде се крие проблемът. По данни на компанията за пазарни проучвания и консултантски услуги Standish Group от юни 1995 г. четирите основни причини за провала на 31% от проектите са:


- непълни изисквания (13.1%)
- липса на ангажираност (12.4%)
- липса на ресурси (10.6%)
- нереалистични очаквания (9.9%)


Можем да планираме и разработим проектите така, че да имат успешен краен резултат:

 

1. Движещата сила на проекта е търсенето на промяна
Първият въпрос, който трябва да си зададем, е защо се занимаваме с този проект. Какво оправдава времето, средствата и ресурсите, които планираме да инвестираме?

 

2. Проектите са временни и уникални

Институтът по проектен мениджмънт (PMI) смята, че всички организации се занимават с два вида работа - оперативна и проекти. Заради повтарящата се природа на оперативната работа е по-лесно процесите й да се систематизират.

 

3. Фокусирайте се върху ползите
Според PM4SD® ползата е напредък, който може да бъде измерен. Когато проектът е приключен, резултатите са налице. Докато фокусът по време на изпълнението на един проект е върху това да се доставят крайните продукти, от критична важност е да се подсигури той да доставя и истински ползи.

 

4. Добри указания
Помнете – ако внесете боклук, ще излезе боклук. Ако искате да приключите с качествен резултат, трябва да имате ясни цели. Това се прави с цел да се отървете от евентуални предположения какво се очаква да се прави.

 

5. Общувайте
Указанията на клиента поставят основите. В допълнение - добрата комуникация сред участващите в екипа, който изпълнява проекта, е от ключово значение. Добрата комуникация е като маслото за машината, то поддържа двигателя работещ.

6. Жонглиране между времето, разходите и обхвата
Разбира се, проектният мениджмънт е повече от комуникация. Той включва всички дейности, които са нужни, за да се постигнат целите в рамките на зададените време, разходи и обхват. Тези дейности са планиране, делегиране, мониторинг и контрол на всички аспекти от проекта и мотивиране на хората, които са включени в него.

 

7. Роли и отговорности
Делегирането е свързано с организацията на работния процес и с това да се определи кой какво върши, да се изяснят ролите и отговорностите. Доста голямо предизвикателство е ролите и отговорностите да се управляват добре.

 

8. Следете напредъка
Мониторингът е свързан с това да се държи постоянно под око степента на изпълнение на целите и е важна част от фазата на изпълнение на проекта. Прогресът се измерва спрямо планираните цели. Качеството - спрямо планираното качество.

 

9. Планирането на успеха е планиране на качеството
Какво е качество? Според PM4SD® то е способността на един продукт да отговаря на изискванията за него. Определението е кратко и просто, но да се постигне качество не е толкова лесно.